Stichting IJsselkring is erg lovend over herimplementatie

“We hebben nu veel meer mogelijkheden voor inzichtelijke informatie verschaffing op elk niveau.”

In november vorig jaar kreeg Acconet opdracht van Exact om een herinrichting uit te voeren bij de Stichting IJsselkring in Doetinchem. De stichting is een welzijnsinstelling met een zeer breed dienstenpakket dat te splitsen is in twee hoofdcomponenten: enerzijds allerlei vormen van een-op-eenhulpverlening waaronder het maatschappelijk werk en anderzijds samenlevingsontwikkelingen die groepsgericht zijn, zoals buurtactivering, buurtbemiddeling en sociaal-culturele activiteiten. De vraag van IJsselkring was om de Exact software zodanig te herimplementeren, dat de geleverde diensten optimaal verwerkbaar werden in de boekhouding. Stichting IJsselkring was zo tevreden met het resultaat, dat men Hans Meijer van Acconet verzocht heeft om vaste contactpersoon en vaste dealer te worden.

Gerhard Bolder is coördinator van de administratie en informatievoorziening bij Stichting IJsselkring. In die functie was hij nauw betrokken bij de herinrichting. “Vroeger hadden wij een softwareprogramma dat specifiek op onze sector was ingericht. Onze organisatie heeft een sterke groei doorgemaakt en na de komst van een nieuw sectorhoofd, die ervaring had met Exact software, zijn we nog eens gaan kijken of we zaken konden verbeteren. We hebben vervolgens verschillende pakketten naast elkaar gelegd en kwamen tot de conclusie dat Exact een goede optie zou zijn. We zijn toen overgestapt op Exact, maar na een tijdje hadden we het gevoel dat er meer mogelijk moest zijn dan de functionaliteiten die wij op dat ogenblik gebruikten. Wij wisten echter niet hoe we dat moesten aanpakken en zijn toen te rade gegaan bij Exact. Die wezen Acconet aan om ons te gaan helpen.”

Inzichtelijke administratie van baten en lasten

Stichting IJsselkring levert tal van diensten – in het jargon van Exact worden dat projecten genoemd – en men wilde dat de baten en lasten die met die diensten gemoeid zijn, inzichtelijker werden geadministreerd. “Hans Meijer van Acconet had al snel door wat wij precies wilden. Hans is geduldig, hij luistert goed naar mensen en heeft enorm veel kennis van zaken. Hij is erg tactisch en wist alles in goede banen te leiden tijdens de periode waarin hij op ons kantoor de Exact software opnieuw heeft ingericht. Dat gebeurde in een dag of zeven. Wij konden overigens gewoon doorgaan met onze activiteiten, want we konden tijdens de herimplementatie gewoon werken met onze bestaande administratie. Toen Hans klaar was, konden we van ene moment op het andere overschakelen op het vernieuwde systeem.”

Herinrichting levert winst op in tijd en geld

Voor de Stichting IJsselkring is de herinrichting een enorme verbetering. “We hebben nu veel meer mogelijkheden gecreëerd om op een heldere en inzichtelijke manier informatie te verschaffen aan elk niveau binnen de organisatie. Dat was voorheen beslist niet het geval. Als ik het in een notendop zou moeten samenvatten, dan zou ik zeggen dat we de slag hebben gemaakt van boekhouding naar informatievoorziening. Zoiets zou ook voor andere organisaties heel wat winst kunnen opleveren, zowel in tijd als in geld. Voorwaarde voor een geslaagde herinrichting is wél dat je van tevoren goed in kaart brengt op welk niveau van de organisatie behoefte is aan welke informatie. Zorg dat de informatievoorziening gestapeld is, zodat er lager in de organisatie een hoge mate van detaillering in de informatie bestaat en hoger in de organisatie een lage mate van detaillering. Als je dat al voor elkaar hebt, dan ben je al een heel eind op de goede weg. Hans Meijer heeft beslist ook nog wel nuttige tips op dit gebied. Wij van Stichting IJsselkring zijn zo tevreden met zijn werk dat we Acconet zonder meer kunnen aanbevelen aan instanties en bedrijven die een deskundige begeleiding op waarde weten te schatten.”